Führungskompetenz

9 Schritte zur Steigerung der Mitarbeiterleistung

Veröffentlicht unter Führungskompetenz - 3. Juni 2018
CONVINTO Mitarbeiterleistung Systemisches Management Coaching Workshops Präsentation Moderation Sabine Henjes Teamcoaching Karrierecoaching

Ihre Mitarbeiter liefern den Wochenbericht häufig zu spät ab? Die geforderten Aufgaben werden fehlerhaft oder gar nicht durchgeführt? Wenn die Mitarbeiterleistung nicht stimmt, sollten Sie als Führungskraft handeln. Sie sollten Ihre Mitarbeiter, die für ihre Arbeit selber verantwortlich sind, trainieren oder beraten. Denn nur wenn alle Ihrer Mitarbeiter effektiv und effizient arbeiten, profitieren alle davon.

Ursachen für eine schwache Mitarbeiterleistung

Was tun Sie wenn Sie mit der Leistung Ihres Mitarbeiters nicht zufrieden sind? Bevor Sie mit ihm sprechen, müssen Sie ein wenig Recherche betreiben. Denn häufig liegt die mangelnde Leistung an einer der folgenden Punkte:

  • Schlechte Ausbildung oder Einarbeitung. Niemand hat dem Mitarbeiter gezeigt oder gesagt, wie er seine Arbeit richtig tun soll
  • Unzureichende Ausstattung. Sie haben nicht das richtige Material oder Ausrüstung.
  • Zeitdruck. Sie haben nicht die Zeit, Ihre Arbeit richtig auszuführen.
  • Motivationsmangel. Die Mitarbeiter fühlen sich überarbeitet und wenig wertgeschätzt. Sie sind nicht glücklich mit dem Job, den Kollegen, den Führungskräften oder ihrer Familie. Sie sind nicht motiviert, hohe Leistungen zu zeigen.

Bestimmen Sie, welcher der Punkte in Ihrer Situation zutrifft. Dabei helfen Ihnen die folgenden Fragen. Damit können Sie entscheiden, ob ein Training oder eine Beratung notwendig ist, um das Problem zu lösen. Außerdem sind Sie in der Lage zu bestimmen, worauf die Trainings-Session abzielen sollte.

Analysieren Sie die Situation

  • Weiß die Person, was von Ihr verlangt wird und wann? Wenn nicht, müssen Sie ihr es sagen
  • Inwieweit weicht die erwartete Leistung von der tatsächlichen Leistung ab? Der Mitarbeiter sollte wissen, was er oder sie machen muss, um eine zufriedenstellende Leistung zu zeigen.
  • Weiß die Person, dass ihre Leistung nicht zufriedenstellend ist? Wenn nicht, geben Sie Feedback
  • Hat die Person die entsprechenden Fähigkeiten, um den Job zu erfüllen? Wenn nicht, benötigt sie Training
  • Ist der Leistungsstandard realistisch? Wenn er es nicht ist, wird keiner Ihren Erwartungen gerecht werden
  • Welche Auswirkungen hat die schlechte Leistung? Die Person sollte wissen, welche Auswirkungen schlechte Leistungen auf andere haben.
  • Hat die Person angemessene Ressourcen, um den Job zu mache? Falls nicht, stellen Sie sie zur Verfügung.
  • Gibt es Hindernisse, die außerhalb der Kontrolle des Mitarbeiters liegen? Wenn ja, entfernen Sie die Hindernisse und die Leistung wird sich höchstwahrscheinlich steigern.
  • Belohnen Sie gute Leistungen? Wenn Sie z. B. eine sehr gute Arbeit mit noch mehr Arbeit „honorieren“, dann sinkt der Anreiz, gute Leistungen zu zeigen.
  • Könnte die Person den Job machen, wenn sie nur wollte? Wenn nicht, würde ein Training hier nicht helfen. Hier hilft ein Blick auf die Motiv-Lage des Mitarbeiters.

Beantworten Sie sich zunächst diese Fragen. Wenn Sie die Situation analysiert und entschieden haben, der Mitarbeiter könnte die erwartetet Leistung zeigen, dann sind Sie für Ihre Trainingssession gut vorbereitet.

9 Schritte zur Steigerung der Mitarbeiterleistung in der Trainingssession

Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter ein Gespräch und wählen Sie einen Ort, an dem Sie ungestört sind. Darüberhinaus nehmen Sie sich Zeit für die Besprechung und Diskussion. Fokussieren Sie auf das Thema. Seien Sie freundlich und warmherzig, ruhig und positiv. Begrüßen Sie die Person mit einem Lächeln und starten Sie die Session.

1. Als erstes beschreiben Sie den Grund für die Besprechung. Sie sagen z. B. „Herr Schmidt, ich möchte mit Ihnen die Monatsberichte besprechen.“

2. Als nächstes drücken Sie Ihre Sorgen über die Bereiche seiner Mitarbeiterleistung aus, die Sie gerne verbessern möchten. „Unsere Kollegen aus der Marketingabteilung haben den Monatsbericht häufig erst einen Tag nach vereinbarten Lieferdatum gesendet. Teilweise gab es auch Fehler, Prozentzahlen stimmten nicht.“

3. Drücken Sie aus, welche Konsequenzen dieses Leistungsproblem für Sie und andere hat. „Dies bedeutet, dass die Marketingkollegen keine sichere Basis für Ihre Entscheidungen haben. Das kann zu Fehlproduktionen führen, und damit hohe Fehl-Investionen bedeuten. Außerdem leidet die Reputation unserer Abteilung. Man wird unseren Daten nicht mehr vertrauen und unsere Glaubwürdigkeit bei anderen Projekte wird ebenfalls sinken.“

4. Wertschätzen Sie die andere Person und hören Sie ihr zu. Der Mitarbeiter mag sich entschuldigen, Ausflüchte nennen oder anbieten, es nächstes Mal besser zu machen. Hören Sie zu allem, was er sagt, einfach nur zu.

Beziehen Sie den Mitarbeiter mit ein

5. Binden Sie die Meinung des Mitarbeiters, welche Möglichkeiten er sieht, die Leistung zu verbessern, mit ein. „Was kann getan werden, um den Bericht fehlerfrei und zum versprochenen Zeitpunkt zu liefern?

6. Besprechen Sie Lösungen. Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter eine Liste von Lösungen aus. Diskutieren Sie die möglichen Vorteile jeder dieser Lösungen. Machen Sie Vorschläge, wenn es passt und beziehen Sie die Vorschläge des anderen möglichst ein. „Die Zeitpuffer für die Berichterstellung etwas zu erweitern, ist eine gute Lösung, da stimme ich Ihnen zu.“

7. Einigen Sie sich auf die Lösung und Maßnahmen, die ergriffen werden sollen. „Also wir vereinbaren: Sie planen sich zwei Tage mehr Zeit für die Berichterstellung ein. Wenn Sie den Bericht erstellen, schließen Sie das E-Mail-Programm und leiten Sie das Telefon auf Ihren Kollegen. Außerdem lassen Sie den Bericht vor Versendung von Ihrem Kollegen Korrektur lesen.

8. Haken Sie nach. Versichern Sie sich, dass die Verantwortlichkeit übernommen wird, in dem Sie den Fortschritt des Mitarbeiters überprüfen. „Gab es irgendwelche Schwierigkeiten, die Zeitpuffer einzubauen?“

9. Loben Sie positive Ergebnisse der Mitarbeiterleistung. „Die Kollegen haben berichtet, dass sie diesmal vor der Zeit einen sehr guten Bericht bekommen haben. Danke, dass Sie diesmal den Bericht so schnell erstellt haben. Ich schätze es sehr, wenn Sie den Bericht so abliefern, das war eine gute Arbeit.“

FAZIT: Wichtig bei dieser Art von kritischem Mitarbeitergespräch ist also, dass Sie immer konkret das Verhalten ansprechen. Sagen Sie: Der Bericht wurde häufig nicht pünktlich abgeliefert (Beschreibung des Verhaltens). Bewerten Sie nicht pauschal („Sie machen Ihren Job nicht richtig.“). Formulieren Sie immer aus der Ich-Perspektive: „Ich bin besorgt, dass die Kollegen Ihren Bericht grundsätzlich nicht pünktlich bekommen“, nicht: „Sie verstehen dies nicht, oder?“ Bleiben Sie ruhig und versuchen Sie sich unemotional im Tonfall und Gesten auszudrücken. „Ich bin sicher, dass es Ihnen mit den entsprechenden Maßnahmen viel leichter gelingt, einen ausgezeichneten Bericht pünktlich abzuliefern.“

Für Sie auch interessant:

Gezielte Fragetechniken: So wird das Feedbackgespräch ein Erfolg

 

Quelle: Toastmasters International, Handbook Interpersonal Communication