Kommunikation

Gezielte Fragetechniken: So wird das Feedbackgespräch ein Erfolg

Veröffentlicht unter Kommunikation - 14. Juni 2017
Fragetechniken CONVINTO

Das Feedbackgespräch gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Mitarbeiterführung. Als „täglich Brot“ einer Führungskraft, sollten Rückmeldungen an die Mitarbeiter routiniert, strukturiert und vor allem regelmäßig stattfinden. Wichtig sind in jedem Fall eine Vertrautheit mit dem Thema Feedback sowie eine gute Vorbereitung. Ein improvisiertes Mitarbeitergespräch kann schnell nach hinten losgehen, wenn auf Emotionen oder Reaktionen nicht angemessen reagiert werden kann. Fragetechniken sind hier ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Gezielte Fragetechniken erleichtern das Feedback

Neben den grundlegenden Feedbackregeln, gibt es bestimmte Fragetechniken, die die Strukturierung eines Gesprächs vereinfachen. Bei einem beruflichen Feedback steht die Rückmeldung über das Arbeitsverhalten des Feedbacknehmers im Vordergrund. Unter dieser Prämisse bietet sich die Anwendung verschiedener Fragetechniken an. Der gezielte Einsatz von Fragen unterschiedlichen Charakters trägt maßgeblich zu dem Erfolg eines Gesprächs bei. Denn eine richtige Technik hilft einen zielorientierten Feedbackaufbau zu gewährleisten.

  1. Offene Fragen bieten Platz für Gedanken und lassen dem Befragten Spielraum für eine ausführliche Antwort. Da diese Fragen nicht mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können, eigenen sie sich besonders gut zur umfangreichen Informationsgewinnung. Offene Fragen können gut zu Beginn eines Gesprächs platziert werden. Dadurch entsteht schon am Anfang ein Dialog. Beispiel: Wie würden Sie den Verlauf des letzten Projekts beurteilen?
  2. Zirkuläre Fragen zählen zu den offenen Fragen und helfen die Selbsteinschätzung eines Mitarbeiters des eigenen Wirkens auf Andere zu verstehen. Auf Basis der Antworten können die eigenen Einschätzungen passend platziert werden. Beispiel: Wie schätzen Sie die Meinung Ihrer Kollegen zu Ihrem Verhalten ein?
  3. Geschlossene Fragen zielen auf direkte „ja“/“nein“ Antworten ab. Sie dienen als Mittel für klare Entscheidungen, sollten jedoch sparsam eingesetzt werden. Der Beantwortende könnte sich durch zu viele geschlossene Fragen stark in der Defensive und unbehaglich fühlen. Beispiel: Haben Sie sich mit Aufgabe XY überfordert gefühlt?
  4. Bei Alternativfragen werden dem Gegenüber Wahlmöglichkeiten vorgegeben. Diese Fragetechnik kann ein wichtiges Mittel sein, um beim Gegenüber ein gutes Gefühl zu erzeugen. Durch ein Mitbestimmungsrecht fühlen sich Mitarbeiter ernst genommen und wertgeschätzt. Beispiel: Würden Sie im Zuge des kommenden Projekts lieber mit Software A oder B arbeiten?
  5. Durch Kontrollfragen kann der Gesprächsführer noch einmal abklopfen, ob man sich in Punkt XY tatsächlich einig ist. Sie helfen dabei beiden Parteien Sicherheit über den Gesprächsausgang zu geben. Beispiel: Habe ich richtig verstanden, dass Sie beim nächsten Projekt Software A benutzen möchten?

Wann sollte das Feedbackgespräch geführt werden?

Ebenso wichtig wie der sinnvolle Einsatz von Fragetechniken, ist der Zeitpunkt eines Feedbackgesprächs. Als Faustregel sollte gelten: Ein Feedbackgespräch wird dann geführt, wenn es notwendig ist. Es ist wesentlich effektiver unmittelbar Lob oder Kritik zu äußern, als zu viel Zeit verstreichen zu lassen und gebündelt über diverse Dinge zu sprechen. Eine direkte Rückmeldung kann sowohl vom Feedbacknehmer besser vorbereitet, als auch vom Feedbacknehmer besser verstanden und umgesetzt werden.

Diese Regelung bedeutet nicht, dass auf das traditionelle, jährliche Mitarbeitergespräch gänzlich verzichtet werden muss. Nutzen Sie die alljährliche Zusammenkunft jedoch besser für das Besprechen langfristiger Themen. Gemeint sind Bereiche wie Zielerreichung, bisherige Erfolge, allgemeine Zufriedenheit sowie persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Die zwischenzeitlich geführten direkten Feedbackgespräche können hierfür eine solide Basis bilden.